ESPIC - Structuration de la fonction Achats

Dans un contexte de mise en œuvre d’une nouvelle Direction Économique et Financière, le Centre souhaite renforcer ses procédures et ses compétences Achats pour :

• Disposer d’une fonction Achats proactive et performante
• Réduire au maximum les risques d’écart par rapport aux règles de la commande publique

Les objectifs confiés à CKS sont de :

• Identifier les éventuelles limites organisationnelles et les voies d’amélioration
• Proposer des scenarii d’organisation de la fonction Achats
• Modéliser les sous-processus Achats, sous forme de logigrammes
• Préciser la distribution des rôles entre les acteurs du processus Achats, sous forme de RACIV ⁽³⁾

⁽³⁾ RACIV : Réalisateur (R), Autorité (A), Consulté (C), Informé (I), Valideur (V)

Une équipe de trois consultants a accompagné le Centre sur l’ensemble des étapes du Projet, sur une période condensée (2 mois).

Etape n°1 : Cadrer le besoin du Centre

Avant d’initier des démarches d’analyse plus poussées, CKS a procédé à  :

• Un recueil documentaire (procédures internes, dossiers de consultations « types », ...)
• Une collecte des données Achats sur 2 exercices comptables
• La planification d’une série d’entretiens internes et externes (réseau Unicancer)

Etape n°2 : Réaliser un diagnostic de la fonction Achats

Plusieurs actions ont été conduites pour identifier les points forts et les voies de progrès de la fonction Achats du Centre :

• La réalisation d’un parangonnage (benchmark) avec les fonctions Achats des autres CLCC. Cartographie « flash » de l’organisation et des pratiques, mise en perspective de la taille de l’établissement : montants des dépenses d’exploitation/d’investissement, ressources disponibles pour les processus achats/marchés, recours à des achats mutualisés, …
• La réalisation d’une série d’entretiens sur site avec les différents acteurs du processus « acheter » : Acheteurs, Directions « supports », Direction Générale, Service Approvisionnements, …
• La réalisation d’une cartographie des achats et des marchés. Analyse de l’activité (volume, typologie, ...), analyse des pratiques en matière de computation des seuils, de recours aux contrats actifs, de recours à des centrales d’achats, …

Grâce à ces travaux, CKS a pu dresser un état des lieux de l’organisation (« qui fait quoi »), des compétences et des procédures internes.

Etape n°3 : Produire un schéma de recommandations et préparer la conduite du changement

En lien avec la maîtrise d’ouvrage du Projet, les équipes de CKS ont modélisé plusieurs scénarios d’évolution de l’organisation, des procédures, des pratiques et des systèmes d’information. Ces propositions, dûment qualifiées (coûts, bénéfices, risques) ont été soumises au Comité de Pilotage du Projet qui a validé les actions et la trajectoire jugées les plus opportunes.

Les résultats obtenus, au terme de la mission :

• Une clarification des rôles des acteurs de l’achat aux différentes étapes du processus
• La formalisation de nouvelles étapes de contrôle et de nouveaux outils de pilotage
• Une meilleure sécurisation juridique des achats (notamment via une computation des seuils mieux respectée)
• Une meilleure appréhension des enjeux de performance par l’ensemble des acteurs, notamment par la définition d’objectifs et la mise en œuvre d’outils de pilotage.